Headhunter beauftragen: Drei Wege zur Besetzung von Schlüsselpositionen für Hiring Manager

Als Unternehmen stehen Hiring Manager:innen bei der Besetzung wichtiger Führungspositionen und Schlüsselrollen oft vor der Herausforderung, den richtigen Recruitingansatz zu finden. Sollte sich der Hiring Manager:in für eine exklusive Suche mit Exklusivauftrag und Headhunting, eine Retainer-Suche oder eine Contingency-Suche entscheiden, wenn er plant einen Headhunter zu beauftragen? Jede dieser Varianten hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, die wir sorgfältig gegeneinander abzuwägen versuchen, sowohl aus Unternehmens- als auch Sicht der Kandidaten. Wir reden oft von Recruiter, gemeint sind immer auch Headhunter oder Headhunting als auch Personalberater. Die Begrifflichkeiten sind kaum voneinander zu unterscheiden.

Zuerst ist es wichtig die Unterschiede zwischen den drei Varianten der Personalvermittlung zu kennen, wenn man einen Headhunter beauftragt.

Wann lohnt sich ein Headhunter?

Headhunter lohnen sich für Unternehmen vor allem dann, wenn es um die Besetzung von Schlüsselpositionen geht, für die am Arbeitsmarkt nur wenige qualifizierte Kandidaten zur Verfügung stehen. Dies können Führungspositionen, Spezialisten-Rollen oder auch Positionen mit sehr spezifischen Anforderungen sein. Headhunter haben oft Zugang zu passiven Kandidaten, die nicht aktiv auf Stellensuche sind, aber für die richtige Position offen wären. Zudem können sie durch ihre Erfahrung und Marktkenntnis den Suchprozess effizienter gestalten und Unternehmen dabei unterstützen, die besten Talente für sich zu gewinnen. Immer im Sinn des Kandidaten und Unternehmen eine Win-Win-Situation zu schaffen. Headhunting ist eine Disziplin, die Fokus und Fingerspitzengefühl erfordert und nicht gleichzusetzen ist mit Active Sourcing und folgt einen detailliertem Ablauf. Headhunting ist durchaus eine teure Disziplin, oft aber alternativlos.

Warum beauftragen Firmen Headhunter?

Es gibt verschiedene Gründe, warum Unternehmen Headhunter beauftragen, um Kandidaten zu finden:

1. Zeitersparnis: Die Suche nach geeigneten Kandidaten für Schlüsselpositionen kann sehr zeitaufwändig sein. Headhunter übernehmen diese Aufgabe und entlasten somit die internen Personalabteilungen und Fokussieren stärker auf den teuren Suchprozess.
2. Zugang zu passiven Kandidaten: Headhunter haben oft ein großes Netzwerk und können auch passive Kandidaten ansprechen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind.
3. Vertraulichkeit: Gerade bei hochrangigen Positionen ist Diskretion oft wichtig. Headhunter können die Suche diskret durchführen, ohne dass die Öffentlichkeit davon erfährt.
4. Expertise und Marktkenntnis: Headhunter sind Experten in ihrem Fach und kennen den Markt genau. Sie wissen, wo sie die besten Kandidaten finden und wie sie diese für eine Position begeistern können.

Wie engagiert man einen Headhunter?

Um einen Headhunter zu engagieren, sollten Unternehmen zunächst eine klare Vorstellung davon haben, für welche Position sie Unterstützung benötigen und welche Anforderungen denn der ideale Kandidat erfüllen sollte. Basierend darauf können sie dann nach einem passenden Headhunter suchen, der Erfahrung in der jeweiligen Branche und Positionsebene hat. Es sei angemerkt, dass Headhunting nicht die Allheillösung für Rekruitingdefiziete sind, aber oftmals eine effiziente Lösung bereitstellt.

Oft lohnt es sich, mehrere Headhunter anzusprechen und Angebote einzuholen. In persönlichen Gesprächen können dann die genauen Konditionen der Zusammenarbeit besprochen werden, wie beispielsweise die Höhe der Provision, die Dauer der Suche und die Art der Kommunikation während des Suchprozesses.

Wichtig ist auch, dass Unternehmen dem Headhunter möglichst detaillierte Informationen zur Position, zum Unternehmen und zur Unternehmenskultur geben. Je besser der Headhunter das Unternehmen und die Anforderungen versteht, desto passgenauer kann er nach geeigneten Kandidaten suchen.

Die exklusive Suche mit Überlassungsgebühr

Bei der exklusiven Suche arbeitet der Recruiter im alleinigen Auftrag und übernimmt die vollständige Verantwortung für den gesamten Recruitingprozess – von der Erstellung des Anforderungsprofils bis hin zur finalen Kandidatenauswahl der Shortlist. Für Sie als Unternehmen hat das den Vorteil, dass Sie sich voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren können, während der Headhunter, den Sie beauftragt haben, alle Aspekte der Personalsuche übernimmt. Dafür wird eine minimale Anzahlung des Auftrags vom Recruiter entgegengenommen. Im Gegenzug erhält das Unternehmen Garantien und Zusagen, die die Exklusivität rechtfertigen. Zum Beispiel sollten sich Recruiter und Unternehmen auf eine zeitliche Begrenzung der Exklusivität einigen, wenn ein Headhunter beauftragt wird. Oft wird der Zeitraum der Exklusivität auf mehrere Wochen bis wenige Monate beschränkt. Ein weiterer Einigungspunkt liegt in der Qualität der Shortlist der Kandidaten, die ebenso exklusiv ist und Kandidaten nicht parallel interviewen.

Als Gegenleistung erhält der Recruiter die Vermittlungsgebühr, die sich in der Regel auf 25–30 % des vereinbarten Jahresgehalts des künftigen Stelleninhabers beläuft. Diese Gebühr wird fällig, sobald der Kandidat einen wirksamen Arbeitsvertrag unterschreibt. Für das Unternehmen bedeutet das zwar einen etwas höheren finanziellen Aufwand, dafür können Sie aber sicher sein, dass der Headhunter, den Sie beauftragt haben, motiviert ist, die Stelle schnell und effektiv zu besetzen.

Die Retainer-Suche mit Anzahlung

Bei der Retainer-Suche zahlt das Unternehmen dem Recruiter im Vorfeld eine Anzahlung, üblicherweise ein Drittel bis die Hälfte der vereinbarten Gesamtvermittlungsgebühr. Dieser Betrag dient als Vorauszahlung und sichert dem Headhunter, den Sie beauftragt haben, die Exklusivität für die Suche zu. Außerdem sichert es dem Recruitingunternehmen eine bessere Einteilung von Ressourcen und Kompetenzbündelung zu. Gewöhnlich werden solche Besetzungsprojekte gegenüber anderen Aufträgen von Recruiter priorisiert behandelt. Die Vermittlungsgebühr beläuft sich in der Regel um die 33 %. Grundsätzlich sind diese Suchen teurer, weil Suchmethoden, weil X-Ray-Suche oder die Arbeit mit Zielfirmenlisten die Vorbereitung der Suche nach dem passendsten Kandidaten vertiefen und erhöhen.

Für Unternehmen hat die Retainer-Suche nicht nur den Vorteil, dass der beauftragte Headhunter motiviert ist, die Stelle schnell und effektiv zu besetzen - schließlich möchte er seinen Vorschuss nicht verlieren. Dieser ist zurückzuzahlen, wenn keine Vorstellung von Kandidaten stattfindet. Sondern die Suche wird durch Tiefgang in den passiven Kandidatenmarkt intensiviert. Ein weiteres Drittel wird zur Rechnung fällig, sobald eine qualitative Shortlist erstellt und dem Hiring Manager:in gesendet wurde. Zudem kann auf Seite der Recruitingfirma durch die Vorauszahlung sofort mit der Suche beginnen, ohne zunächst eine Vorfinanzierung leisten zu müssen. Oft bietet sich die Retainer Suche bei sogenannten X-Ray-Suchen an, wenn ein Headhunter beauftragt wird. Diese Suchtaktik kommt bei besonders schwer zu besetzenden Stellen oder Finden des Kandidaten zum Einsatz.

Allerdings müssen Sie als Unternehmen die Vorauszahlung leisten, was für manche Budgets eine Herausforderung darstellen kann. Dafür tragen Sie aber auch ein geringeres Risiko, dass die Suche erfolglos bleibt. Denn bei der Retainer-Suche garantiert Ihnen der beauftragte Headhunter den Erfolg, bis der richtige Kandidat eingestellt ist. Das stellt den größten Nutzen gegenüber den anderen Suchformen dar. Zusätzlich kann der Recruiter eine Garantie aussprechen, die sicherstellt, dass bei einem vorzeitigen Wechsel in der Probezeit, ein neuer Kandidat:in gefunden wird.

Die Contingency-Suche oder erfolgsbasierte Suche

Bei der Contingency-Suche erhält der Recruiter sein Honorar erst dann, wenn die von ihm vorgeschlagenen Kandidaten die Stelle annehmen und einen wirksamen Arbeitsvertrag unterschreiben. Das Honorar liegt in der Regel zwischen 25 und 30 % des Jahresgehalts.

Für uns als Unternehmen ist dies die kostengünstigste Variante, wenn wir einen Headhunter beauftragen, da wir keinerlei Vorauszahlung leisten müssen. Allerdings tragen die Unternehmen auch das große Risiko, dass die Suche erfolglos bleibt. Zudem müssen Sie sich als Unternehmen darauf einstellen, dass der beauftragte Headhunter möglicherweise weniger Exklusivität und damit Fokus auf die zu besetzende Stelle legt, da er sich gleichzeitig mit anderen Recruitern, um die Besetzung „bewerben" muss.

Die erfolgsbasierte Suche ist somit auch immer ein Stimmungsgradmesser für das Kommittent für eine Suche und das eigene Employer Branding. Denn die Zusammenarbeit mit mehreren Recruitern auf Schlüsselpositionen kann das Employer Branding für Sie und das Unternehmen nachhaltig negativ beeinflussen, wenn Sie mehrere Headhunter beauftragen. Es kommt hier tatsächlich auch auf die Position oder Positionen an, für die Recruiter gebraucht werden. Die Contingency-Suche kann sehr erfolgreich sein im Headhunting.

Wie nimmt man Kontakt zu einem Headhunter auf?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kontakt zu einem Headhunter aufzunehmen:

1. Direktansprache: Viele Headhunter sind auf LinkedIn oder XING aktiv. Dort können Sie sie direkt anschreiben und Ihr Anliegen schildern.
2. Empfehlungen: Fragen Sie in Ihrem Netzwerk nach Empfehlungen für gute Headhunter. Oft haben Kollegen oder Geschäftspartner bereits Erfahrungen mit Headhuntern gemacht und können Ihnen jemanden empfehlen.
3. Online-Recherche: Suchen Sie online nach Headhuntern, die auf Ihre Branche und die zu besetzende Positionsebene spezialisiert sind. Auf den Websites der Headhunter finden Sie meist Kontaktmöglichkeiten.
4. Branchenveranstaltungen: Auf Konferenzen, Messen oder anderen Branchenveranstaltungen können Sie oft Headhunter persönlich treffen und Kontakte knüpfen.
5. Ausschreibungen: Auch wenn Sie als Unternehmen eine Position ausschreiben, werden Headhunter auf Sie zukommen, wenn sie einen passenden Kandidaten für die Stelle haben. Diese Gelegenheit können Sie nutzen, um mit ihnen ins Gespräch zu kommen.

Wer beauftragt Headhunter?

Headhunter werden von Unternehmen aller Größen und Branchen beauftragt, vom Mittelstand bis hin zu Großkonzernen. Oft sind es Unternehmen, die

• Schwierigkeiten haben, geeignete Kandidaten für Schlüsselpositionen zu finden
• keine eigene Personalabteilung haben oder diese entlasten wollen
• besonders diskret nach Kandidaten suchen müssen, z.B. um eine Stelle nicht öffentlich zu machen
• schnell eine Position besetzen müssen und keine Zeit für eine lange Suche haben
• Zugang zu passiven Kandidaten oder einem größeren Talentpool haben möchten

Gerade für Führungspositionen, spezialisierte Fachkräfte oder Positionen mit sehr spezifischen Anforderungen greifen Unternehmen gerne auf die Dienste durch Headhunting zurück.

Wie hoch ist die Provision eines Headhunters?

Die Provision, die Headhunter erhalten, ist abhängig vom vereinbarten Suchmodell (siehe oben), aber auch von der Schwierigkeit der Suche, der Seniorität der Position und der Branche.

Im Durchschnitt liegt die Provision meist zwischen 20 - 33 % des Jahresbruttogehalts der zu besetzenden Position. Bei der exklusiven Suche und der Retainer-Suche werden oft Provisionen um die 30 % fällig, bei der Contingency-Suche eher im Bereich von 20-25 %.

Für Top-Führungspositionen oder sehr spezialisierte Rollen können die Provisionen auch darüber liegen. Hier sind auch Pauschalhonorare, unabhängig vom Gehalt, möglich.

Es ist wichtig, die Provisionsmodalitäten im Vorfeld klar mit dem Headhunter zu besprechen und vertraglich festzuhalten. Auch Zusatzleistungen wie Garantien sollten hier berücksichtigt werden.

Wie findet man den richtigen Headhunter?

Um den richtigen Headhunter für Ihre Suche zu finden, sollten Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen:

1. Spezialisierung: Suchen Sie nach Headhuntern, die Erfahrung in Ihrer Branche und mit der zu besetzenden Positionsebene haben. Je spezifischer die Anforderungen sind, desto wichtiger ist eine entsprechende Spezialisierung des Headhunters.
2. Reputation: Hören Sie sich in Ihrem Netzwerk um, welche Erfahrungen andere mit bestimmten Headhuntern gemacht haben. Auch Online-Bewertungen und eine gute Online Präsenz können hier aufschlussreich sein.
3. Vorgehen und Service: Besprechen Sie im Vorfeld genau, wie der Headhunter vorgeht, welche Leistungen im Preis inbegriffen sind und welche Garantien er bietet. Ein guter Headhunter wird hier transparent und klar kommunizieren.
4. Persönliche Chemie: Gerade bei einer so engen Zusammenarbeit ist es wichtig, dass die Chemie zwischen Ihnen und dem Headhunter stimmt. Nehmen Sie sich Zeit für ein ausführliches Gespräch und hören Sie auf Ihr Bauchgefühl.
5. Kosten: Natürlich spielen auch die Kosten eine Rolle. Vergleichen Sie verschiedene Angebote, aber achten Sie darauf, dass Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen. Der günstigste Anbieter ist nicht immer der beste.

Fazit – Was funktioniert am besten?

Jede der drei Suchvarianten hat ihre Vor- und Nachteile für uns als Unternehmen oder Kandidaten, wenn ein Headhunter beauftragt wird. Die exklusive Suche mit Vermittlungsgebühr bietet den höchsten Komfort, und wird von uns oft von Unternehmen gebucht. Im Grunde macht diese Suche auch für die meisten Hiring Manager:innen viel Sinn, weil der Prozess zügig gestartet werden kann. Der Komfort, nicht in Vorleistung gehen zu müssen bei gleichzeitiger Möglichkeit durch starkes Commitment schnell zur Besetzung zu kommen, bringt einen großen Zeitvorteil. Der zweite Vorteil ist die Befristung der Exklusivität als Exitstrategie, sollte die Besetzung nicht zeitgerecht erfolgen. Hier ist Headhunting am effektivsten.

Die Retainer-Suche stellt ein ausgewogenes Risiko-Rendite-Verhältnis dar, erfordert jedoch eine Vorauszahlung. Die Personalberatung startet den Auftrag erst, wenn die Vorauszahlung geleistet wurde. Dafür gibt es eine Besetzungsgarantie.

Die Contingency-Suche oder erfolgsbasierte Suche ist schließlich die kostengünstigste, aber auch riskanteste Variante. Hierbei ist für Sie als Hiring Manager:in zu verstehen, dass sich der Einsatz von mehreren Recruitern für die Besetzung derselben Position oft nicht lohnt, weil das Commitment des Headhunters Ihr eigenes Commitment widerspiegelt.

Letztendlich hängt die beste Wahl von den individuellen Prioritäten, Budgets und Zeitrahmen des Unternehmens ab, wenn Sie einen Headhunter beauftragen. Sie können sich über den Ablauf bei Baumlink auf unseren Serviceseiten gern einen Überblick verschaffen.

Was bedeutet das für die Bewerber?

Für Kandidaten bedeuten die verschiedenen Suchmodelle vor allem Unterschiede in der Intensität der Betreuung und Begleitung durch den Headhunter und den Arbeitgeber.

Bei der exklusiven Suche und der Retainer-Suche können Kandidaten meist mit einer sehr persönlichen, intensiven Betreuung rechnen. Der Headhunter fokussiert sich voll auf diese Stelle und kann den Kandidaten durch den gesamten Bewerbungsprozess eng begleiten. Auch die Vorbereitung auf Interviews oder Vertragsverhandlungen kann hier Teil des Services sein.

Bei der Contingency-Suche hingegen, bei der der Headhunter oft an mehreren Positionen parallel arbeitet, kann die Betreuung weniger intensiv ausfallen. Kandidaten sollten hier mehr Eigeninitiative zeigen und aktiv den Kontakt suchen.

Unabhängig vom Suchmodell profitieren Kandidaten davon, wenn sie mit Headhuntern zusammenarbeiten. Sie erhalten Zugang zu Positionen, die oft nicht öffentlich ausgeschrieben werden, können von der Erfahrung und Verhandlungsskills des Headhunters profitieren und haben einen Fürsprecher im Bewerbungsprozess.

Wichtig ist, dass Kandidaten offen und ehrlich mit dem Headhunter kommunizieren, klar ihre Ziele und Vorstellungen artikulieren und auch Feedback annehmen. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Headhuntern und Personalberatern ist der Schlüssel zum Erfolg im Recruiting.

Als erfahrenes Recruitment-Unternehmen berät BAUMLINK  Unternehmen und Kandidaten gerne, um die optimale Lösung für alle Beteiligten zu finden. Gemeinsam können wir die perfekte Besetzung Ihrer Schlüsselposition durch effektives Headhunting sicherstellen! So kommen Sie schnell und nachhaltig zum richtigen Mitarbeiter. Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf!

Weitere Informationen finden Sie hier:
https://www.personalwirtschaft.de/news/sponsored/praxistipps-eines-headhunters-fuer-personalentscheider-in-schwierigen-zeiten-2-174620/
https://blog.kenjo.io/de/was-macht-ein-headhunter-begriffserklaerung